প্রশ্নঃ:- অফিস নোট বলতে আমরা কি বুঝি? একটি উত্তম নোটের বৈশিস্ট্য আলোচনা কর।
উত্তরঃ- অফিস নোট বলতে কোন বিষয়ে নিস্পত্তির সুবিধার্তে নথিতে লিখিত বক্তব্য/মন্ত্মব্য-কে বুঝায়। নোটের বিষয়বস্তু অবশ্যই প্রাসঙ্গিক হতে হবে। নোটের ভাষা সহজ সরল হওয়া বাঞ্চনীয়।
নিম্নলিখিত বিবরন বিস্ত্মারিতভাবে উলেস্নখ করে বিবৃতি আকারে নোট প্রদান করতে হবেঃ-
ক) সংশিস্নষ্ট বিষযটির তথ্যাদি।
খ) বিষয়টি সম্পর্কে ব্যবস্থা গ্রহনের জন্য অনুসরনীয় বিধিবদ্ধ বা প্রথাগত কার্য পদ্বতি।
গ) বিষয়টিকে প্রভাবিত করে এমন সকল বিধি বা নিয়ম কানুন।
ঘ) এতদসংক্রান্ত্ম অন্য কোন তথ্যাদি বা পরিসংখ্যান।
ঙ) সিদ্ধান্ত্ম গ্রহনের নির্দিষ্ট প্রসংঙ্গ সমূহ।
চ) প্রস্ত্মাবিত কার্যধারা।
নোট লিখনে আরো যে সমস্ত্ম করনীয় বিষয় তাহা নিম্নে উলেস্নখ করা হলঃ-
১। পত্রের সারসংÿেপ চিিহ্নত (ডকেটিং) করিতে হইবে।
২। পত্রের গায়ে উদ্ধর্তন কর্মকর্তার আদেশ/নির্দেশ থাকিলে নোটে উলেস্নখ করিতে হইবে।
৩। ফুল স্ক্যাপ কাগজে এক চতুর্থাংশ মার্জিন রাখিয়া নোট লিখিতে হইবে বা টাইপ করিতে হইবে।
৪। প্রত্যেক পাতায় পাতা নম্বর বা পিপি নম্বর দিতে হইবে এবং প্রত্যেক পাতায় নোট লিখিতে হইবে।
৫। প্রত্যেক অনুচ্ছেদে নাম্বার দিতে হইবে।
৬। উর্দ্ধতন কর্মকর্তার জন্য কমপÿে ২ টি সাদা নোটশীট সংযুক্ত করতে হবে।
৭। অধীনস্ত্ম কর্মকর্তা অবশ্যই উদ্ধর্তন কর্মকর্তার জন্য তাহার লেখার শেষে জায়গা রাখিতে হইবে যাতে উর্দ্ধতন কর্মকর্তা লিখিতে পারেন।
